El predominio del “sistema democrático” y la caída de las barreras entre las naciones, como consecuencia del impulsivo efecto globalizador, trae como resultado una serie de circunstancias, positivas o negativas, en todos los aspectos de la vida social; una de ellas está referida a la “sociedad de la información”, que si bien encierra una multiplicidad de aspectos, es ya casi evidente en los sectores urbanos de la sociedad peruana. En tal sentido, si bien seria muy largo enumerar todos los posibles problemas y desafíos que, a futuro acecharán la labor en los archivos, estamos en capacidad de mencionar algunos:
a) Aplicación de la Norma ISAD(G).
Como todos sabemos la norma ISAD(G) es un formato “único”, diseñado para describir los documentos del archivo a partir del reconocimiento jerárquico del fondo documental; sin embargo, si bien esta norma internacional presenta áreas y campos bien definidos, la interpretación de la misma y su aplicación particular, está generando la aparición de muchos “formatos” de descripción ajenos a la matriz principal. En tal sentido, ¿qué acuerdos se están tomando para evitar conflictos respecto a la aplicación de la norma o para la descripción de documentos administrativos o históricos no convencionales?, o ¿porqué el AGN aún no oficializa una interpretación nacional de esta norma, que pueda servir de referente?, etc.
b) Control sobre los archivos de derecho particular.
Si bien los archivos privados se hallan bajo el régimen de dominio del derecho privado, y ellas pertenecen a entidades que se ocupan de las más distintas actividades sociales: económicas, políticas, religiosas, culturales, etc., con o sin fines de lucro, ¿Qué se está haciendo para supervisar y preservar parte del valioso acervo documental que en ellas se conservan, y que debidamente seleccionados, contribuirían a enriquecer el valioso “Patrimonio Documental” y cultural de nuestra nación?
c) Los documentos electrónicos.
Las necesidades administrativas y las nuevas tecnologías están haciendo aparecer una diversidad de nuevos tipos documentales que, sólo unos años atrás, eran perfectamente compatibles para crear los tipos tradicionales, sin mayores cambios. Sin embargo, “poco a poco aparecen tipos realmente nuevos, con una estructura diplomática, jurídica y física distinta a los tipos que fueron sus antecedentes, como por ejemplo:
. Los ficheros electrónicos de datos.
. El correo electrónico.
. Documentos electrónicos autorizados con firma digital”[1], etc.
En tal sentido, y teniendo en cuenta que la identificación de estos nuevos tipos documentales requieren de especificaciones muy técnicas. ¿Qué planes se están elaborando para evitar posibles problemas administrativos que, la masificación de estos documentos pueden generar?, o ¿qué controles o normatividades están dando los entes rectores, para facilitar la gestión de estos nuevos soportes?.
d) “Potencialización de las tecnologías de la información”[2].
Dado que el uso de “las nuevas tecnologías de la información” posibilitan un eficiente ahorro de recursos humanos y materiales, con el objeto de lograr un servicio eficaz. ¿Qué políticas de “digitalización de contenidos”, con el objetivo de difundir y preservar los documentos y las series más ricas en información existen o se esta planificando? En las sociedades europeas y desarrolladas, hoy “es una necesidad imperiosa utilizar todos los recursos tecnológicos para llegar a un público cada vez más amplio y más plural en sus intereses de información: el correo electrónico, las aplicaciones de multimedia, la elaboración de páginas web, deben formar parte de las actividades usuales del archivo”[3].
e) Certificación en la calidad de los servicios.
Una característica de las organizaciones contemporáneas eficientes, públicas o privadas, que ofrecen productos o servicios es su “enfoque al cliente”, conscientes que su existencia depende y/o está orientada a satisfacer las necesidades del público. Es así que, ya son muchas las instituciones nacionales quienes vienen ajustando sus edificios e instalaciones, la organización sus recursos y los múltiples servicios que brindan, conforme a las normas estándar de la ISO; en tal sentido, ¿qué políticas se están diseñando para, en el caso de los archivos, adecuarnos a las recomendaciones del Consejo Internacional de Archivos (CIA)?, o ¿qué estándares de calidad en la gestión y servicio de los archivos, vienen aplicándose en el país con el aval del AGN?.
f) “Captación de nuevos usuarios”[4].
Aunque en el Perú aún es una realidad que “los usuarios más fieles” a los archivos, lo conforman un grupo minoritario de profesionales e investigadores, quienes precisan de unas fuentes que sólo se conservan allí; hoy en día, forma parte de la planificación estratégica de los archivos de países desarrollados la “captación de nuevos usuarios”; es decir, el archivo se proyecta hacia el ámbito de la sociedad civil con el objetivo de captar a potenciales usuarios. En tal sentido, ¿cuáles son las mejores políticas que vienen discutiendo el AGN y los entes rectores, sobre este asunto?, o ¿qué planes estratégicos se están desarrollando para ganar nuevos usuarios, y encaminar actividades y servicios hacia un público hoy potencial?
g) Aplicación del “merchandising”.
El “merchandising” puede definirse como una herramienta del marketing orientada a la comercialización de ciertas mercancías o productos culturales, limitada hasta hace unos años, sólo al ámbito de los museos. Sin embargo, poco a poco viene extendiéndose esta primera experiencia hacia otros ámbitos culturales, como es el caso de los archivos; es así que, uno de los más representativos propulsores de esta nueva técnica en España, Ramón Alberch, afirma sobre su experiencia catalana que: “El sector archivístico ha ido asumiendo de manera creciente el merchandising en dos sentidos :
- Como una forma de dar a conocer los materiales del archivo y contribuir a su difusión.
- Como un medio de incrementar los recursos económicos del archivo.
En realidad, el aumento del nivel cultural de los ciudadanos, el ascenso del consumo de productos novedosos y el crecimiento del turismo cultural auguran un futuro ciertamente optimista para el desarrollo de productos realizados mediante materiales de archivo”[5]. En tal sentido, ¿qué estudios existen sobre la posibilidad de aplicar de esta técnica al campo de los archivos?, o ¿qué planes se vienen implementando para difundir las valiosas joyas que se conservan en nuestros archivos?
[1] Cayetano Martín, Carmen. “Tipología documental contemporánea”. Huelva, Universidad Internacional de Andalucía: I Maestría en Archivos, 2002.
[2] Alberch i Fugueras, Ramón. “ Nuevas líneas de difusión”. Huelva, Universidad Internacional de Andalucía: I Maestría en archivos, 2002.
[3] Alberch i Fugueras, Ramón. Op. Cit.p.4.
[4] Alberch i Fugueras, Ramón. Op. cit. p.4
[5] Alberch i Fugueras, Ramón. “ Nuevas líneas de difusión”. Huelva, Universidad Internacional de Andalucía: I Maestría en archivos, 2002.
miércoles, 15 de agosto de 2007
Problematica Actual
Antiguos problemas: Características
En el Perú, la vigencia de antiguos problemas que dificultan la labor de los archivos en general, son, con algunas excepciones en la capital de la república y en las principales cabezas de región, a todas luces bastante evidentes y conocidas. ¿Cuáles son estos problemas?, e aquí algunos de los más representativos:
a) Escasez de profesionales. Siendo el factor humano decisivo para el éxito de cualquier empresa, la ausencia de un profesional idóneo que planifique y supervise las acciones del archivo, es semejante a la de un barco que, sin un experto capitán, navega sin rumbo definido. En la actualidad, ante el déficit de profesionales en archivos, y más aún de verdaderos especialistas, es frecuente ver desfilar como empleados, e incluso como jefes, a una serie de profesionales neófitos y ajenos a la especialidad; como consecuencia de esto tenemos:
- Anacronismo de las actividades.
- Malos manejos administrativos.
- Constantes improvisaciones.
- Desorden interno y baja productividad.
b) Déficit de recursos económicos. Es una constante en casi todas las entidades públicas y sobre todo en los archivos, lo cual no sólo impide modernizar los utensilios propios del archivo como: estanterías, cajas, computadoras, sistemas de seguridad, mapotecas, etc., sino que también limita el número de actividades a realizar, en desmedro de un mejor servicio; la consecuencia de esto es:
- Obsolescencia de los utensilios.
- Limitación de las actividades a realizar.
- Realización sólo de proyectos pequeños y a corto plazo.
- Peligro de inutilización y deterioro de los documentos.
c) Infraestructura defectuosa. No sólo es una constante que los archivos casi siempre se ubiquen en sótanos o azoteas de los edificios, lugares sometidos a la humedad, radiación solar, el polvo, la contaminación y otros peligros; sino que, y esto sobre todo en las provincias del interior, los edificios que los contienen son construcciones tan antiguas y defectuosas, que terminan incidiendo, directamente o no, en una mala conservación documental; la consecuencia es:
- Peligro para el personal que labora allí.
- Incomodidad y escasa acogida de los usuarios.
- Permanente deterioro de los documentos, imperceptibles al comienzo.
- Alto riesgo de accidentes con cuantiosos daños.
d) Debilidad de las normas. Para nadie ya es extraño las relaciones informales en las que se desenvuelve la sociedad peruana; en tal sentido, a semejanza de lo que sucede con la Constitución política del Perú, en materia de archivos tenemos una prolífica “Legislación Archivística”, pero sólo en el papel, pues al carecer de fuerza ejecutoria, en la práctica constituye “letra muerta”. La consecuencia de esta situación es:
- Informalidad de las actividades que realizan muchos archivos.
- Convivencia de una serie de “venalidades”.
- Inaplicabilidad de las normas.
- Incremento y perfeccionamiento de los delitos.
e) Excesivo burocratismo. A pesar que el país está avanzando considerablemente con la simplificación administrativa, aún sentimos el lastre de la tradición burocrática en la administración pública, muchas veces “inevitable” si queremos beneficiarnos con la dación de una ley o norma; todo lo cual muchas veces nos empuja a entrar en el “juego de la ilegalidad”; consecuencia de esta situación es:
- Desaliento en el ánimo de los clientes.
- Politización de las funciones administrativas.
- Aparición de relaciones de reciprocidad asimétricas.
- Desincentivo y apatía en la moral de los empleados probos.
f) Falta de proyección laboral. La proyección está íntimamente ligada a la capacidad de visión futura, es decir, con la facultad para pensar o inventar algunas alternativas de solución a los diversos problemas, anticipándonos a las necesidades de la institución y de la sociedad; en tal sentido, la falta de un adecuado planeamiento estratégico, representa una carga, a corto o mediano plazo, para la administración del archivo. La consecuencia negativa de ello es:
- Inercia y desgaste de las actividades.
- Pérdida de oportunidades evidenciables y latentes.
- Grandes pérdidas ante la aparición de problemas imprevistos.
- Desconocimiento y/o descrédito social del archivo como institución.
En el Perú, la vigencia de antiguos problemas que dificultan la labor de los archivos en general, son, con algunas excepciones en la capital de la república y en las principales cabezas de región, a todas luces bastante evidentes y conocidas. ¿Cuáles son estos problemas?, e aquí algunos de los más representativos:
a) Escasez de profesionales. Siendo el factor humano decisivo para el éxito de cualquier empresa, la ausencia de un profesional idóneo que planifique y supervise las acciones del archivo, es semejante a la de un barco que, sin un experto capitán, navega sin rumbo definido. En la actualidad, ante el déficit de profesionales en archivos, y más aún de verdaderos especialistas, es frecuente ver desfilar como empleados, e incluso como jefes, a una serie de profesionales neófitos y ajenos a la especialidad; como consecuencia de esto tenemos:
- Anacronismo de las actividades.
- Malos manejos administrativos.
- Constantes improvisaciones.
- Desorden interno y baja productividad.
b) Déficit de recursos económicos. Es una constante en casi todas las entidades públicas y sobre todo en los archivos, lo cual no sólo impide modernizar los utensilios propios del archivo como: estanterías, cajas, computadoras, sistemas de seguridad, mapotecas, etc., sino que también limita el número de actividades a realizar, en desmedro de un mejor servicio; la consecuencia de esto es:
- Obsolescencia de los utensilios.
- Limitación de las actividades a realizar.
- Realización sólo de proyectos pequeños y a corto plazo.
- Peligro de inutilización y deterioro de los documentos.
c) Infraestructura defectuosa. No sólo es una constante que los archivos casi siempre se ubiquen en sótanos o azoteas de los edificios, lugares sometidos a la humedad, radiación solar, el polvo, la contaminación y otros peligros; sino que, y esto sobre todo en las provincias del interior, los edificios que los contienen son construcciones tan antiguas y defectuosas, que terminan incidiendo, directamente o no, en una mala conservación documental; la consecuencia es:
- Peligro para el personal que labora allí.
- Incomodidad y escasa acogida de los usuarios.
- Permanente deterioro de los documentos, imperceptibles al comienzo.
- Alto riesgo de accidentes con cuantiosos daños.
d) Debilidad de las normas. Para nadie ya es extraño las relaciones informales en las que se desenvuelve la sociedad peruana; en tal sentido, a semejanza de lo que sucede con la Constitución política del Perú, en materia de archivos tenemos una prolífica “Legislación Archivística”, pero sólo en el papel, pues al carecer de fuerza ejecutoria, en la práctica constituye “letra muerta”. La consecuencia de esta situación es:
- Informalidad de las actividades que realizan muchos archivos.
- Convivencia de una serie de “venalidades”.
- Inaplicabilidad de las normas.
- Incremento y perfeccionamiento de los delitos.
e) Excesivo burocratismo. A pesar que el país está avanzando considerablemente con la simplificación administrativa, aún sentimos el lastre de la tradición burocrática en la administración pública, muchas veces “inevitable” si queremos beneficiarnos con la dación de una ley o norma; todo lo cual muchas veces nos empuja a entrar en el “juego de la ilegalidad”; consecuencia de esta situación es:
- Desaliento en el ánimo de los clientes.
- Politización de las funciones administrativas.
- Aparición de relaciones de reciprocidad asimétricas.
- Desincentivo y apatía en la moral de los empleados probos.
f) Falta de proyección laboral. La proyección está íntimamente ligada a la capacidad de visión futura, es decir, con la facultad para pensar o inventar algunas alternativas de solución a los diversos problemas, anticipándonos a las necesidades de la institución y de la sociedad; en tal sentido, la falta de un adecuado planeamiento estratégico, representa una carga, a corto o mediano plazo, para la administración del archivo. La consecuencia negativa de ello es:
- Inercia y desgaste de las actividades.
- Pérdida de oportunidades evidenciables y latentes.
- Grandes pérdidas ante la aparición de problemas imprevistos.
- Desconocimiento y/o descrédito social del archivo como institución.
LA ARCHIVISTCA
Principios:
a) Procedencia original de los fondos. El conjunto de documentos producidos por una institución extinta debe trasladarse de manera íntegra al nuevo archivo (AGN), tal como se encontraba originalmente.
b) Respeto al orden natural. Aquí debemos considerar que los fondos procedentes de instituciones extintas, deben conservarse respetando la estructura administrativa (organigrama), correspondiente a la entidad que produjo la documentación.
c) Integridad de los fondos: Las series y secciones que componen un fondo, deben ser preservados, indivisiblemente, como una unidad documental o de información, sin dispersión, mutilación, destrucción no autorizada o adición indebida, y evitando mezclarse con documentos procedentes de otras instituciones.
a) Procedencia original de los fondos. El conjunto de documentos producidos por una institución extinta debe trasladarse de manera íntegra al nuevo archivo (AGN), tal como se encontraba originalmente.
b) Respeto al orden natural. Aquí debemos considerar que los fondos procedentes de instituciones extintas, deben conservarse respetando la estructura administrativa (organigrama), correspondiente a la entidad que produjo la documentación.
c) Integridad de los fondos: Las series y secciones que componen un fondo, deben ser preservados, indivisiblemente, como una unidad documental o de información, sin dispersión, mutilación, destrucción no autorizada o adición indebida, y evitando mezclarse con documentos procedentes de otras instituciones.
LA ARCHIVÍSTICA
Objeto de estudio:
Es posible considerar tres objetos físicos que comprenden el estudio de la archivística:
a) El archivo como conjunto documental, producido o acumulado por instituciones públicas/ privadas en el ejercicio de sus actividades; es decir, conjunto de documentos sobre los cuales la archivística va a aplicar su teoría, su metodología y praxis.
b) El documento como individuo, pues aunque la archivística se ocupa, sobre todo, de los conjuntos orgánicos de documentos, la verdad es que sin un conocimiento de los elementos integrantes del conjunto, es decir, las unidades documentales o piezas, no se podrá comprender la totalidad.
c) El archivo como entidad. La archivística tiene como objeto la institución, estructura base y principio desde donde se van a llevar a cabo todos los procesos técnicos y de gestión.
Es posible considerar tres objetos físicos que comprenden el estudio de la archivística:
a) El archivo como conjunto documental, producido o acumulado por instituciones públicas/ privadas en el ejercicio de sus actividades; es decir, conjunto de documentos sobre los cuales la archivística va a aplicar su teoría, su metodología y praxis.
b) El documento como individuo, pues aunque la archivística se ocupa, sobre todo, de los conjuntos orgánicos de documentos, la verdad es que sin un conocimiento de los elementos integrantes del conjunto, es decir, las unidades documentales o piezas, no se podrá comprender la totalidad.
c) El archivo como entidad. La archivística tiene como objeto la institución, estructura base y principio desde donde se van a llevar a cabo todos los procesos técnicos y de gestión.
Teoría de las “tres edades”:
“La teoría de las tres edades es la sistematización del ciclo vital de los documentos del archivo”. Este ciclo comprende tres edades que, desde el punto de vista de la administración, equivale a: los documentos activos, los semi-activos y los inactivos. Sin embargo, la denominación más difundida corresponde a los usos de estos documentos, es decir: de gestión, semi-corrientes y permanentes o históricos.
“La primera edad archivística corresponde a la producción del documento, su trámite, la finalización del mismo y su primera guarda. Los documentos en esta edad, estan en los archivos administrativos, secretarías o archivos de gestión. La información contenida es de valor primario, es decir, tiene vigencia administrativa. Las funciones o tareas archivísticas de esta fase son el apoyo a la producción y al trámite, la clasificación, y el servir a la consulta y gestión administrativa; en cuanto a la primera guarda, esta se refiere a la conexión del documento con sus plazos establecidos por las tablas de retención.
El pasaje del documento, de su primera edad a la segunda, se denomina traslado (transferencia) e indica el fin de su valor primario máximo; es cuando ya no producen fe pública. Los documentos pasan, entonces, a semi-activos, pudiendo aún ser usados por su valor primario, pero por razones más jurídicas que administrativas. En esta edad los documentos sufren una retención temporaria que se da en los archivos centrales o intermedios, por razones de precaución y para respetar los plazos establecidos en la legislación archivística.
De la segunda edad archivística para la tercera, el pasaje es denominado transferencia. Aquí los documentos pasan a una retención permanente en los archivos históricos, para ser utilizados sólo por su valor secundario. Las funciones archivísticas que se desarrollan aquí son la descripción, el registro, la adaptación de la codificación y alguna organización si lo requiriese, después de las eliminaciones dictadas por las tablas de retención. Estos documentos no sirven más a la administración, sino a la investigación científica. En los archivos históricos la tarea archivística incluye aún, la función socio-cultural, realizada por medio de exposiciones, conferencias, y la acción educativa, junto a las escuelas”.
“La primera edad archivística corresponde a la producción del documento, su trámite, la finalización del mismo y su primera guarda. Los documentos en esta edad, estan en los archivos administrativos, secretarías o archivos de gestión. La información contenida es de valor primario, es decir, tiene vigencia administrativa. Las funciones o tareas archivísticas de esta fase son el apoyo a la producción y al trámite, la clasificación, y el servir a la consulta y gestión administrativa; en cuanto a la primera guarda, esta se refiere a la conexión del documento con sus plazos establecidos por las tablas de retención.
El pasaje del documento, de su primera edad a la segunda, se denomina traslado (transferencia) e indica el fin de su valor primario máximo; es cuando ya no producen fe pública. Los documentos pasan, entonces, a semi-activos, pudiendo aún ser usados por su valor primario, pero por razones más jurídicas que administrativas. En esta edad los documentos sufren una retención temporaria que se da en los archivos centrales o intermedios, por razones de precaución y para respetar los plazos establecidos en la legislación archivística.
De la segunda edad archivística para la tercera, el pasaje es denominado transferencia. Aquí los documentos pasan a una retención permanente en los archivos históricos, para ser utilizados sólo por su valor secundario. Las funciones archivísticas que se desarrollan aquí son la descripción, el registro, la adaptación de la codificación y alguna organización si lo requiriese, después de las eliminaciones dictadas por las tablas de retención. Estos documentos no sirven más a la administración, sino a la investigación científica. En los archivos históricos la tarea archivística incluye aún, la función socio-cultural, realizada por medio de exposiciones, conferencias, y la acción educativa, junto a las escuelas”.
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO
El Documento archivístico puede ser definido como un soporte que contiene una información archivística, es decir, un producto del ejercicio de funciones o actividades administrativas que realizan las instituciones o personas naturales.
Caracteristicas:
1. Imparcialidad (en su creación): derivada de que no fueron creados para “dar cuenta de sus hechos” a la posteridad, sino que los documentos administrativos son intermediarios que facilitan el desarrollo de las funciones dentro de una institución.
2. Autenticidad (en los procedimientos): el documento archivístico tiene valor legal y por tanto hace fe pública; es decir, es un documento generado dentro de un procedimiento formal, establecido por el Derecho y que le confieren autoridad.
3. Naturalidad (en la acumulación): los documentos del archivo no se agrupan subjetivamente como los álbumes o las colecciones, sino que se acumulan naturalmente, como producto de las actividades de una institución, de manera objetiva, continua y progresiva.
4. Organicidad (en su relación con otros documentos): los documentos archivísticos no constituyen unidades aisladas, sino que están en constante conexión con los otros documentos del conjunto, generados por una misma institución.
5. Unicidad (dentro del conjunto): derivado del hecho que cada documento asume un lugar único dentro de la estructura del conjunto documental (fondo/ sección) al cual pertenece.
6. Valor probatorio (tiene autoridad legal): dado el carácter jurídico que posee y, más aún, por el hecho de constituir documentos originales únicos, sirven de prueba ante las instancias judiciales y legales correspondientes.
Caracteristicas:
1. Imparcialidad (en su creación): derivada de que no fueron creados para “dar cuenta de sus hechos” a la posteridad, sino que los documentos administrativos son intermediarios que facilitan el desarrollo de las funciones dentro de una institución.
2. Autenticidad (en los procedimientos): el documento archivístico tiene valor legal y por tanto hace fe pública; es decir, es un documento generado dentro de un procedimiento formal, establecido por el Derecho y que le confieren autoridad.
3. Naturalidad (en la acumulación): los documentos del archivo no se agrupan subjetivamente como los álbumes o las colecciones, sino que se acumulan naturalmente, como producto de las actividades de una institución, de manera objetiva, continua y progresiva.
4. Organicidad (en su relación con otros documentos): los documentos archivísticos no constituyen unidades aisladas, sino que están en constante conexión con los otros documentos del conjunto, generados por una misma institución.
5. Unicidad (dentro del conjunto): derivado del hecho que cada documento asume un lugar único dentro de la estructura del conjunto documental (fondo/ sección) al cual pertenece.
6. Valor probatorio (tiene autoridad legal): dado el carácter jurídico que posee y, más aún, por el hecho de constituir documentos originales únicos, sirven de prueba ante las instancias judiciales y legales correspondientes.
Tipos de Archivos
Haciendo una breve descripción de los tipos de archivos más frecuentes que existen en el Perú, y de las funciones que en ellos se realizan, tenemos la siguiente clasificación:
1) Archivo de Gestión.
Llamado también “archivo de oficina” o “archivo secretarial”; es el lugar donde se conserva la documentación en fase de trámite, es decir, documentos que siguen un proceso inconcluso: sin resolución ni sentencia final. En esta etapa los documentos se hallan bajo responsabilidad directa de las unidades administrativas o de sus oficinas correspondientes.
Ejemplo. Veamos el proceso que sigue un expediente encaminado a resolver un problema administrativo de un municipio: una persona “X” ingresa una solicitud ante la secretaría o “mesa de partes”; dependiendo del asunto contenido el documento será derivado a la unidad administrativa o área responsable (desarrollo urbano, cultura, personal, serenazgo, parques y jardines, etc.); hecho el estudio del caso y elaborado el informe por la unidad u oficina encargada, el documento subirá a la secretaría municipal para que ésta resuelva o sentencie (a favor o en contra), autorizando y validándolo por medio de una resolución que contiene todos los sellos y firmas correspondientes; finalmente, se informará y documentará sobre el mismo al cliente.
2) Archivo Central.
Una vez concluido el trámite de un expediente y conforme los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia, las secretarías o archivos de gestión de las diferentes áreas, de acuerdo a los plazos establecidos por la administración, remiten los documentos al archivo central, que es el órgano encargado de acopiar los documentos cuya tramitación está conclusa o resuelta, previniendo que por algún recurso o apelación pueda volver a la etapa anterior: activa o de gestión.
Dependiendo de la importancia informativa que contengan los documentos estos serán clasificados siguiendo las pautas de la “tabla de retención de documentos”, que establecerá su periodo de vida (temporal o permanente), y dependiendo de ello, la documentación será organizada y descrita para su conservación o expurgo.
3) Archivo Histórico.
A este archivo pasarán sólo los documentos que han sido clasificados con valor permanente y luego de haber cumplido el tiempo máximo de custodia en el archivo central (30 años). Aquí sólo se conservan documentos que constituyen “Patrimonio documental de la nación”, ya por su valor informativo, ya por su importancia como fuente histórica que representa para las futuras generaciones, o ya por su importancia cultural para el desarrollo de la ciencia y el conocimiento de la humanidad.
Las funciones técnicas archivísticas aquí estarán orientadas a la conservación, o restauración, y la descripción documental para su puesta en servicio a la colectividad y la comunidad científica, nacional e internacional.
1) Archivo de Gestión.
Llamado también “archivo de oficina” o “archivo secretarial”; es el lugar donde se conserva la documentación en fase de trámite, es decir, documentos que siguen un proceso inconcluso: sin resolución ni sentencia final. En esta etapa los documentos se hallan bajo responsabilidad directa de las unidades administrativas o de sus oficinas correspondientes.
Ejemplo. Veamos el proceso que sigue un expediente encaminado a resolver un problema administrativo de un municipio: una persona “X” ingresa una solicitud ante la secretaría o “mesa de partes”; dependiendo del asunto contenido el documento será derivado a la unidad administrativa o área responsable (desarrollo urbano, cultura, personal, serenazgo, parques y jardines, etc.); hecho el estudio del caso y elaborado el informe por la unidad u oficina encargada, el documento subirá a la secretaría municipal para que ésta resuelva o sentencie (a favor o en contra), autorizando y validándolo por medio de una resolución que contiene todos los sellos y firmas correspondientes; finalmente, se informará y documentará sobre el mismo al cliente.
2) Archivo Central.
Una vez concluido el trámite de un expediente y conforme los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia, las secretarías o archivos de gestión de las diferentes áreas, de acuerdo a los plazos establecidos por la administración, remiten los documentos al archivo central, que es el órgano encargado de acopiar los documentos cuya tramitación está conclusa o resuelta, previniendo que por algún recurso o apelación pueda volver a la etapa anterior: activa o de gestión.
Dependiendo de la importancia informativa que contengan los documentos estos serán clasificados siguiendo las pautas de la “tabla de retención de documentos”, que establecerá su periodo de vida (temporal o permanente), y dependiendo de ello, la documentación será organizada y descrita para su conservación o expurgo.
3) Archivo Histórico.
A este archivo pasarán sólo los documentos que han sido clasificados con valor permanente y luego de haber cumplido el tiempo máximo de custodia en el archivo central (30 años). Aquí sólo se conservan documentos que constituyen “Patrimonio documental de la nación”, ya por su valor informativo, ya por su importancia como fuente histórica que representa para las futuras generaciones, o ya por su importancia cultural para el desarrollo de la ciencia y el conocimiento de la humanidad.
Las funciones técnicas archivísticas aquí estarán orientadas a la conservación, o restauración, y la descripción documental para su puesta en servicio a la colectividad y la comunidad científica, nacional e internacional.
Características
1. “La formación de los archivos es un proceso natural”; es decir, el origen de los documentos está determinado por el proceso que siguen las actividades en una institución. “De tal manera que no son un producto de la reunión erudita, de la colecta programada, ni de la acumulación caprichosa de documentos” (Vicenta Cortés Alonso).
2. “Para que exista un archivo es preciso que haya institución con una función a desarollar”. Los documentos de archivos son productos de actividades administrativas realizadas por instituciones (Antonia Heredia Herrera).
3. Para el caso específico del archivo histórico, estaría formado por “documentos de cualquier institución pública o privada, considerados por su valor secundario, para fines de referencia y de investigación científica” (T.R. Schellenberg).
Definición
Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, producidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación y la cultura. También se entiende por archivo, las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los fines anteriormente mencionados...” ( BOE, junio de 1985 ).
Analizando cada uno de los elementos contenidos, tenemos la siguiente explicación:
1. “los conjuntos orgánicos de documentos”
Es decir, los conjuntos documentales producto de las operaciones desarrolladas por cada una de las áreas u órganos que componen una institución; en tal sentido, la documentación procedente de un fondo debe reflejar la estructura orgánica de la institución (organigrama) o las diferentes funciones realizadas por ella.
2. “producidos por personas jurídicas”
Se refiere a que los productores de los documentos son instituciones, públicas o privadas, y como tal están sujetos a normas basadas en el Derecho (deberes y derechos establecidos por Ley). Entidades cuyas actividades trascienden a toda la comunidad.
3. “en el ejercicio de sus funciones”
Es decir, documentos que son generados como resultado del ejercicio de funciones administrativas específicas, las mismas que están señaladas en reglamentos o manuales.
4. “para la gestión administrativa y la cultura”
Es decir, en principio, conservados para ayudar o agilizar las actividades de una institución, y en segundo, para contribuir a la difusión informativa e investigación científica (como fuente histórica) de hechos que tienen trascendencia en la colectividad.
Analizando cada uno de los elementos contenidos, tenemos la siguiente explicación:
1. “los conjuntos orgánicos de documentos”
Es decir, los conjuntos documentales producto de las operaciones desarrolladas por cada una de las áreas u órganos que componen una institución; en tal sentido, la documentación procedente de un fondo debe reflejar la estructura orgánica de la institución (organigrama) o las diferentes funciones realizadas por ella.
2. “producidos por personas jurídicas”
Se refiere a que los productores de los documentos son instituciones, públicas o privadas, y como tal están sujetos a normas basadas en el Derecho (deberes y derechos establecidos por Ley). Entidades cuyas actividades trascienden a toda la comunidad.
3. “en el ejercicio de sus funciones”
Es decir, documentos que son generados como resultado del ejercicio de funciones administrativas específicas, las mismas que están señaladas en reglamentos o manuales.
4. “para la gestión administrativa y la cultura”
Es decir, en principio, conservados para ayudar o agilizar las actividades de una institución, y en segundo, para contribuir a la difusión informativa e investigación científica (como fuente histórica) de hechos que tienen trascendencia en la colectividad.
La fe y el éxito
La fe y el éxito son dos elementos indispensablemente unidos, como los factores de una misma ecuación, y es que nadie que haya alcanzado el éxito podría olvidar a su complemento fe, y viceversa, nadie que tiene verdadera fe, puede dudar en que el éxito será suyo, más o menos pronto.
Hablar de la fe y del éxito, sin hacer una definición de lo que ellas son, sería como tratar un tema sin haberlo delimitado previamente. En tal sentido, veamos algunas breves definiciones de lo que ellas significan:
El Diccionario de la lengua española, define el éxito como: “1. Fin o terminación de un negocio o asunto. 2. Resultado feliz de un negocio o actuación, etc.”[1]. En cuanto a la definición de fe, ella nos dice lo siguiente: “La primera de las tres virtudes teologales: luz y conocimiento sobrenatural con que sin ver se cree...”[2]
José Ingenieros, dice: “la fe es pasión de servir un ideal. Es eterna y eternamente se renueva, porque no implica una creencia particular, sino un estado de conciencia que puede coexistir en todos. (...)”[3] En cuanto al éxito, nos dice lo siguiente:
“Los éxitos no señalan el final de la acción, no realizan un ideal; en la vida intensa y ascendente no hay eslabones de llegada. Son, apenas, oasis de fresca sombra, esparcidos en el interminable arenal de la lucha por la vida. Alegran la vista, quebrando la monotonía del paisaje, ...”[4]
Uno de los más grandes inspiradores y pensadores contemporáneos, perteneciente al mundo de la lengua inglesa, Orison Marden, nos dice sobre la unión indisoluble del éxito y la fe[5], como elementos de un mismo fenómeno que son, lo siguiente:
“Es posible triunfar aunque los demás no crean en nosotros y todo el mundo vaya en contra nuestra; pero imposible nos será el éxito feliz si no creéis en vosotros mismos. (...) La fe acrecienta la confianza[ el subrayado es mío], afirma el convencimiento y reduplica la habilidad. La fe no vacila ni conjetura. (...)”[6]
Naturalmente que el éxito, logrado con el valioso apoyo de la fe, será también el resultado de una serie de requisitos previos: como el esfuerzo, la claridad de objetivos y la estrategia de acción[7]. La concentración en el objetivo trazado es semejante a un punto que nos une al porvenir; hito necesario, pues como dice Orison Marden: “Quien no de a su vida determinado rumbo[ el subrayado es mío] y por el derechamente se encamine, en vano llamará con voz en grito al éxito”[8].
La vida es una lucha diaria y una constante hasta el día de nuestra muerte, en tal sentido, lo ideal es que cada uno de nuestros actos estén plenamente gobernados o al menos, comprendidos dentro un “plan de acción diaria”[9]. El maestro chino Sun Tzu, uno de los más grandes estrategas de la historia, nos da el siguiente consejo milenario:
“Valora las ventajas de pedir consejo, y después estructura tus fuerzas en consecuencia,(...) Las fuerzas han de ser estructuradas de manera estratégica, basándose en lo que es ventajoso.
Una operación militar implica engaño. Aunque seas competente, aparenta ser incompetente. Aunque seas efectivo, muéstrate ineficaz.”[10]
Cabe recordar que como parte de nuestra estrategia, debemos cuidar siempre exista una armónica relación entre el fondo y la forma de lo que en realidad somos[11]; en tal sentido, todas nuestras buenas ideas deben reflejarse en una serie de actos de bien: familiar y socialmente, personal y profesionalmente, con los grandes y con los débiles, dentro y fuera del país, en la política y en la vida civil, etc.
Finalmente, un párrafo del gran maestro Orison Marden, que resume todo lo anteriormente dicho, dice:
“Si analizamos las altas proezas y los hombres que las realizaron, echaremos de ver en ellos como prevaleciente cualidad la confianza en sí mismos. El hombre absolutamente confiado en su aptitud para la obra que emprende tiene en su favor casi todas las probabilidades de éxito, aunque tal confianza parezca a los extraños, arrogancia o locura. (...) El que se domina a sí mismo irradia de todo su ser tal ascendiente, que sin esfuerzo disipa las dudas de cuantos están a su alrededor. Todos creen que cumplirá su propósito. El mundo entero confía en quien lleva reflejada en el rostro la victoria [ el subrayado es mío]”[12].
[1] Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Madrid, Editorial Espasa Calpe, 2001.
Vigésima primera edición, tomo I.
[2] Ibidem
[3] Ingenieros, José. Las fuerzas morales. Buenos Aires, Editorial TOR, 1957, p. 111.
[4] Ibidem pp. 184 y 185.
[5] Véase Smiles, Samuel. ¡Ayúdate!. Barcelona( España), Ramón Sopena editor, 1900. Versión traducida por G. Núñez de Prado.
[6] Marden, Orison Swett. La vida optimista. Barcelona ( España), Editorial Humanitas, 1996, p. 211.
[7] Cfr. Emerson, Ralph W. Ensayos. Madrid, Editorial Espasa Calpe, 2001. Edición y traducción de Ricardo Miguel Alfonso.
[8] Marden, Orison Swett. El secreto del éxito. Barcelona (España), Editorial Humanitas, 1998, p. 130.
[9] Véase Franklin, Benjamín. El Libro del hombre de bien.
[10] Stu, Sun. El arte de la guerra. Madrid, EDAF, 2000, p.21. Versión traducida por Alfonso Colodrón.
[11] Cfr. Cornejo, Miguel Ángel. Estrategias para triunfar.
[12] Marden, Orison S. El poder del pensamiento. Barcelona ( España), Editorial Humanitas, 1997, p. 46.
Hablar de la fe y del éxito, sin hacer una definición de lo que ellas son, sería como tratar un tema sin haberlo delimitado previamente. En tal sentido, veamos algunas breves definiciones de lo que ellas significan:
El Diccionario de la lengua española, define el éxito como: “1. Fin o terminación de un negocio o asunto. 2. Resultado feliz de un negocio o actuación, etc.”[1]. En cuanto a la definición de fe, ella nos dice lo siguiente: “La primera de las tres virtudes teologales: luz y conocimiento sobrenatural con que sin ver se cree...”[2]
José Ingenieros, dice: “la fe es pasión de servir un ideal. Es eterna y eternamente se renueva, porque no implica una creencia particular, sino un estado de conciencia que puede coexistir en todos. (...)”[3] En cuanto al éxito, nos dice lo siguiente:
“Los éxitos no señalan el final de la acción, no realizan un ideal; en la vida intensa y ascendente no hay eslabones de llegada. Son, apenas, oasis de fresca sombra, esparcidos en el interminable arenal de la lucha por la vida. Alegran la vista, quebrando la monotonía del paisaje, ...”[4]
Uno de los más grandes inspiradores y pensadores contemporáneos, perteneciente al mundo de la lengua inglesa, Orison Marden, nos dice sobre la unión indisoluble del éxito y la fe[5], como elementos de un mismo fenómeno que son, lo siguiente:
“Es posible triunfar aunque los demás no crean en nosotros y todo el mundo vaya en contra nuestra; pero imposible nos será el éxito feliz si no creéis en vosotros mismos. (...) La fe acrecienta la confianza[ el subrayado es mío], afirma el convencimiento y reduplica la habilidad. La fe no vacila ni conjetura. (...)”[6]
Naturalmente que el éxito, logrado con el valioso apoyo de la fe, será también el resultado de una serie de requisitos previos: como el esfuerzo, la claridad de objetivos y la estrategia de acción[7]. La concentración en el objetivo trazado es semejante a un punto que nos une al porvenir; hito necesario, pues como dice Orison Marden: “Quien no de a su vida determinado rumbo[ el subrayado es mío] y por el derechamente se encamine, en vano llamará con voz en grito al éxito”[8].
La vida es una lucha diaria y una constante hasta el día de nuestra muerte, en tal sentido, lo ideal es que cada uno de nuestros actos estén plenamente gobernados o al menos, comprendidos dentro un “plan de acción diaria”[9]. El maestro chino Sun Tzu, uno de los más grandes estrategas de la historia, nos da el siguiente consejo milenario:
“Valora las ventajas de pedir consejo, y después estructura tus fuerzas en consecuencia,(...) Las fuerzas han de ser estructuradas de manera estratégica, basándose en lo que es ventajoso.
Una operación militar implica engaño. Aunque seas competente, aparenta ser incompetente. Aunque seas efectivo, muéstrate ineficaz.”[10]
Cabe recordar que como parte de nuestra estrategia, debemos cuidar siempre exista una armónica relación entre el fondo y la forma de lo que en realidad somos[11]; en tal sentido, todas nuestras buenas ideas deben reflejarse en una serie de actos de bien: familiar y socialmente, personal y profesionalmente, con los grandes y con los débiles, dentro y fuera del país, en la política y en la vida civil, etc.
Finalmente, un párrafo del gran maestro Orison Marden, que resume todo lo anteriormente dicho, dice:
“Si analizamos las altas proezas y los hombres que las realizaron, echaremos de ver en ellos como prevaleciente cualidad la confianza en sí mismos. El hombre absolutamente confiado en su aptitud para la obra que emprende tiene en su favor casi todas las probabilidades de éxito, aunque tal confianza parezca a los extraños, arrogancia o locura. (...) El que se domina a sí mismo irradia de todo su ser tal ascendiente, que sin esfuerzo disipa las dudas de cuantos están a su alrededor. Todos creen que cumplirá su propósito. El mundo entero confía en quien lleva reflejada en el rostro la victoria [ el subrayado es mío]”[12].
[1] Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Madrid, Editorial Espasa Calpe, 2001.
Vigésima primera edición, tomo I.
[2] Ibidem
[3] Ingenieros, José. Las fuerzas morales. Buenos Aires, Editorial TOR, 1957, p. 111.
[4] Ibidem pp. 184 y 185.
[5] Véase Smiles, Samuel. ¡Ayúdate!. Barcelona( España), Ramón Sopena editor, 1900. Versión traducida por G. Núñez de Prado.
[6] Marden, Orison Swett. La vida optimista. Barcelona ( España), Editorial Humanitas, 1996, p. 211.
[7] Cfr. Emerson, Ralph W. Ensayos. Madrid, Editorial Espasa Calpe, 2001. Edición y traducción de Ricardo Miguel Alfonso.
[8] Marden, Orison Swett. El secreto del éxito. Barcelona (España), Editorial Humanitas, 1998, p. 130.
[9] Véase Franklin, Benjamín. El Libro del hombre de bien.
[10] Stu, Sun. El arte de la guerra. Madrid, EDAF, 2000, p.21. Versión traducida por Alfonso Colodrón.
[11] Cfr. Cornejo, Miguel Ángel. Estrategias para triunfar.
[12] Marden, Orison S. El poder del pensamiento. Barcelona ( España), Editorial Humanitas, 1997, p. 46.
domingo, 12 de agosto de 2007
El maltrato a una niña
Estaba yo esperando el autobus que me llevara a la universidad cuando en eso observé que delante mío se encontraba una niña que ni siquiera llegaba a los cinco años; ella se cogía de la mano de un hombre de contextura corpulenta, alto y de unos 50 años. Que no sé a ciencia cierta si era su padre, su tio o su abuelo. Lo que más me llamó la atención fue indignante pues vi que esta persona no trataba bien a la niña al punto que la samaqueó y le dijo: No te duermas oye!!! en ese instante pasaban dos señoras que tambien observaron lo que sucedía y al pasar entre ellos y yo; una de ellas comentó: ¡qué culpa tiene la niña de quedarse dormida! ¡¡¡abusivo!!!! El individuo volteó para saber quien habia hecho ese comentario, pero no pudo determinar quien era; pues se encontró con mi mirada que le demostraba mi desaprobación y enojo por la actitud que él estaba tomando. En esos instantes apareció el autobus que estaban esperando y por coincidencia era el que yo tambien esperaba. Este desalmado llevó a la pequeña hacia la unidad de la manera mas irresponsable, llevandola por entre los carros y en lugar de ayudarla a subir al autobus solo atinó a apurarla y gracias a Dios el cobrador ayudó a la niña a subir. La niña pudo obtener un asiento pero estos asientos no son nada comodos pues son de material plástico. El hombre se sentó junto a ella y yo me senté unos asientos detras de ellos pero en el lado opuesto. Pude observar que el hombre se quitó el abrigo y lo comenzó a doblar entonces pensé que estaba preparando una almohada para que la niña pudiera apoyar su cabezita. Pero grande fue mi decepción al ver que lo hacia para apoyar sus propios brazos dejando que la niñita durmiera en esos asientos tan duros. Que indignante es sentir impotencia de no poder hacer nada contra este tipo de gente, que no tiene el mas minimo respeto por el bienestar de un niño. Porque es dificil para una persona que tiene hijo y que en todo momento se preocupa por el bienestar de ellos aceptar que hay niños que estan siendo matratados por gente que no los merece y pensar que hay gente que quisiera tener niños y no los puede tener. Esa es la gran injusticia de la vida y que nos hace pensar que nuestra sociedad esta cada vez mas decadente y que vamos hacia el abismo y la desaparición de la especie humana. Porque el hombre dejara de existir sobre la tierra, no por un fenomeno natural sino que por si mismo.
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