Definición

Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, producidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación y la cultura. También se entiende por archivo, las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los fines anteriormente mencionados...” ( BOE, junio de 1985 ).

Analizando cada uno de los elementos contenidos, tenemos la siguiente explicación:

1. “los conjuntos orgánicos de documentos”
Es decir, los conjuntos documentales producto de las operaciones desarrolladas por cada una de las áreas u órganos que componen una institución; en tal sentido, la documentación procedente de un fondo debe reflejar la estructura orgánica de la institución (organigrama) o las diferentes funciones realizadas por ella.

2. “producidos por personas jurídicas”
Se refiere a que los productores de los documentos son instituciones, públicas o privadas, y como tal están sujetos a normas basadas en el Derecho (deberes y derechos establecidos por Ley). Entidades cuyas actividades trascienden a toda la comunidad.

3. “en el ejercicio de sus funciones”
Es decir, documentos que son generados como resultado del ejercicio de funciones administrativas específicas, las mismas que están señaladas en reglamentos o manuales.

4. “para la gestión administrativa y la cultura”
Es decir, en principio, conservados para ayudar o agilizar las actividades de una institución, y en segundo, para contribuir a la difusión informativa e investigación científica (como fuente histórica) de hechos que tienen trascendencia en la colectividad.