Problematica Actual

Antiguos problemas: Características

En el Perú, la vigencia de antiguos problemas que dificultan la labor de los archivos en general, son, con algunas excepciones en la capital de la república y en las principales cabezas de región, a todas luces bastante evidentes y conocidas. ¿Cuáles son estos problemas?, e aquí algunos de los más representativos:

a) Escasez de profesionales. Siendo el factor humano decisivo para el éxito de cualquier empresa, la ausencia de un profesional idóneo que planifique y supervise las acciones del archivo, es semejante a la de un barco que, sin un experto capitán, navega sin rumbo definido. En la actualidad, ante el déficit de profesionales en archivos, y más aún de verdaderos especialistas, es frecuente ver desfilar como empleados, e incluso como jefes, a una serie de profesionales neófitos y ajenos a la especialidad; como consecuencia de esto tenemos:
- Anacronismo de las actividades.
- Malos manejos administrativos.
- Constantes improvisaciones.
- Desorden interno y baja productividad.

b) Déficit de recursos económicos. Es una constante en casi todas las entidades públicas y sobre todo en los archivos, lo cual no sólo impide modernizar los utensilios propios del archivo como: estanterías, cajas, computadoras, sistemas de seguridad, mapotecas, etc., sino que también limita el número de actividades a realizar, en desmedro de un mejor servicio; la consecuencia de esto es:
- Obsolescencia de los utensilios.
- Limitación de las actividades a realizar.
- Realización sólo de proyectos pequeños y a corto plazo.
- Peligro de inutilización y deterioro de los documentos.

c) Infraestructura defectuosa. No sólo es una constante que los archivos casi siempre se ubiquen en sótanos o azoteas de los edificios, lugares sometidos a la humedad, radiación solar, el polvo, la contaminación y otros peligros; sino que, y esto sobre todo en las provincias del interior, los edificios que los contienen son construcciones tan antiguas y defectuosas, que terminan incidiendo, directamente o no, en una mala conservación documental; la consecuencia es:
- Peligro para el personal que labora allí.
- Incomodidad y escasa acogida de los usuarios.
- Permanente deterioro de los documentos, imperceptibles al comienzo.
- Alto riesgo de accidentes con cuantiosos daños.

d) Debilidad de las normas. Para nadie ya es extraño las relaciones informales en las que se desenvuelve la sociedad peruana; en tal sentido, a semejanza de lo que sucede con la Constitución política del Perú, en materia de archivos tenemos una prolífica “Legislación Archivística”, pero sólo en el papel, pues al carecer de fuerza ejecutoria, en la práctica constituye “letra muerta”. La consecuencia de esta situación es:
- Informalidad de las actividades que realizan muchos archivos.
- Convivencia de una serie de “venalidades”.
- Inaplicabilidad de las normas.
- Incremento y perfeccionamiento de los delitos.

e) Excesivo burocratismo. A pesar que el país está avanzando considerablemente con la simplificación administrativa, aún sentimos el lastre de la tradición burocrática en la administración pública, muchas veces “inevitable” si queremos beneficiarnos con la dación de una ley o norma; todo lo cual muchas veces nos empuja a entrar en el “juego de la ilegalidad”; consecuencia de esta situación es:
- Desaliento en el ánimo de los clientes.
- Politización de las funciones administrativas.
- Aparición de relaciones de reciprocidad asimétricas.
- Desincentivo y apatía en la moral de los empleados probos.

f) Falta de proyección laboral. La proyección está íntimamente ligada a la capacidad de visión futura, es decir, con la facultad para pensar o inventar algunas alternativas de solución a los diversos problemas, anticipándonos a las necesidades de la institución y de la sociedad; en tal sentido, la falta de un adecuado planeamiento estratégico, representa una carga, a corto o mediano plazo, para la administración del archivo. La consecuencia negativa de ello es:
- Inercia y desgaste de las actividades.
- Pérdida de oportunidades evidenciables y latentes.
- Grandes pérdidas ante la aparición de problemas imprevistos.
- Desconocimiento y/o descrédito social del archivo como institución.