Haciendo una breve descripción de los tipos de archivos más frecuentes que existen en el Perú, y de las funciones que en ellos se realizan, tenemos la siguiente clasificación:
1) Archivo de Gestión.
Llamado también “archivo de oficina” o “archivo secretarial”; es el lugar donde se conserva la documentación en fase de trámite, es decir, documentos que siguen un proceso inconcluso: sin resolución ni sentencia final. En esta etapa los documentos se hallan bajo responsabilidad directa de las unidades administrativas o de sus oficinas correspondientes.
Ejemplo. Veamos el proceso que sigue un expediente encaminado a resolver un problema administrativo de un municipio: una persona “X” ingresa una solicitud ante la secretaría o “mesa de partes”; dependiendo del asunto contenido el documento será derivado a la unidad administrativa o área responsable (desarrollo urbano, cultura, personal, serenazgo, parques y jardines, etc.); hecho el estudio del caso y elaborado el informe por la unidad u oficina encargada, el documento subirá a la secretaría municipal para que ésta resuelva o sentencie (a favor o en contra), autorizando y validándolo por medio de una resolución que contiene todos los sellos y firmas correspondientes; finalmente, se informará y documentará sobre el mismo al cliente.
2) Archivo Central.
Una vez concluido el trámite de un expediente y conforme los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia, las secretarías o archivos de gestión de las diferentes áreas, de acuerdo a los plazos establecidos por la administración, remiten los documentos al archivo central, que es el órgano encargado de acopiar los documentos cuya tramitación está conclusa o resuelta, previniendo que por algún recurso o apelación pueda volver a la etapa anterior: activa o de gestión.
Dependiendo de la importancia informativa que contengan los documentos estos serán clasificados siguiendo las pautas de la “tabla de retención de documentos”, que establecerá su periodo de vida (temporal o permanente), y dependiendo de ello, la documentación será organizada y descrita para su conservación o expurgo.
3) Archivo Histórico.
A este archivo pasarán sólo los documentos que han sido clasificados con valor permanente y luego de haber cumplido el tiempo máximo de custodia en el archivo central (30 años). Aquí sólo se conservan documentos que constituyen “Patrimonio documental de la nación”, ya por su valor informativo, ya por su importancia como fuente histórica que representa para las futuras generaciones, o ya por su importancia cultural para el desarrollo de la ciencia y el conocimiento de la humanidad.
Las funciones técnicas archivísticas aquí estarán orientadas a la conservación, o restauración, y la descripción documental para su puesta en servicio a la colectividad y la comunidad científica, nacional e internacional.
1) Archivo de Gestión.
Llamado también “archivo de oficina” o “archivo secretarial”; es el lugar donde se conserva la documentación en fase de trámite, es decir, documentos que siguen un proceso inconcluso: sin resolución ni sentencia final. En esta etapa los documentos se hallan bajo responsabilidad directa de las unidades administrativas o de sus oficinas correspondientes.
Ejemplo. Veamos el proceso que sigue un expediente encaminado a resolver un problema administrativo de un municipio: una persona “X” ingresa una solicitud ante la secretaría o “mesa de partes”; dependiendo del asunto contenido el documento será derivado a la unidad administrativa o área responsable (desarrollo urbano, cultura, personal, serenazgo, parques y jardines, etc.); hecho el estudio del caso y elaborado el informe por la unidad u oficina encargada, el documento subirá a la secretaría municipal para que ésta resuelva o sentencie (a favor o en contra), autorizando y validándolo por medio de una resolución que contiene todos los sellos y firmas correspondientes; finalmente, se informará y documentará sobre el mismo al cliente.
2) Archivo Central.
Una vez concluido el trámite de un expediente y conforme los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia, las secretarías o archivos de gestión de las diferentes áreas, de acuerdo a los plazos establecidos por la administración, remiten los documentos al archivo central, que es el órgano encargado de acopiar los documentos cuya tramitación está conclusa o resuelta, previniendo que por algún recurso o apelación pueda volver a la etapa anterior: activa o de gestión.
Dependiendo de la importancia informativa que contengan los documentos estos serán clasificados siguiendo las pautas de la “tabla de retención de documentos”, que establecerá su periodo de vida (temporal o permanente), y dependiendo de ello, la documentación será organizada y descrita para su conservación o expurgo.
3) Archivo Histórico.
A este archivo pasarán sólo los documentos que han sido clasificados con valor permanente y luego de haber cumplido el tiempo máximo de custodia en el archivo central (30 años). Aquí sólo se conservan documentos que constituyen “Patrimonio documental de la nación”, ya por su valor informativo, ya por su importancia como fuente histórica que representa para las futuras generaciones, o ya por su importancia cultural para el desarrollo de la ciencia y el conocimiento de la humanidad.
Las funciones técnicas archivísticas aquí estarán orientadas a la conservación, o restauración, y la descripción documental para su puesta en servicio a la colectividad y la comunidad científica, nacional e internacional.
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