Teoría de las “tres edades”:

“La teoría de las tres edades es la sistematización del ciclo vital de los documentos del archivo”. Este ciclo comprende tres edades que, desde el punto de vista de la administración, equivale a: los documentos activos, los semi-activos y los inactivos. Sin embargo, la denominación más difundida corresponde a los usos de estos documentos, es decir: de gestión, semi-corrientes y permanentes o históricos.

“La primera edad archivística corresponde a la producción del documento, su trámite, la finalización del mismo y su primera guarda. Los documentos en esta edad, estan en los archivos administrativos, secretarías o archivos de gestión. La información contenida es de valor primario, es decir, tiene vigencia administrativa. Las funciones o tareas archivísticas de esta fase son el apoyo a la producción y al trámite, la clasificación, y el servir a la consulta y gestión administrativa; en cuanto a la primera guarda, esta se refiere a la conexión del documento con sus plazos establecidos por las tablas de retención.

El pasaje del documento, de su primera edad a la segunda, se denomina traslado (transferencia) e indica el fin de su valor primario máximo; es cuando ya no producen fe pública. Los documentos pasan, entonces, a semi-activos, pudiendo aún ser usados por su valor primario, pero por razones más jurídicas que administrativas. En esta edad los documentos sufren una retención temporaria que se da en los archivos centrales o intermedios, por razones de precaución y para respetar los plazos establecidos en la legislación archivística.

De la segunda edad archivística para la tercera, el pasaje es denominado transferencia. Aquí los documentos pasan a una retención permanente en los archivos históricos, para ser utilizados sólo por su valor secundario. Las funciones archivísticas que se desarrollan aquí son la descripción, el registro, la adaptación de la codificación y alguna organización si lo requiriese, después de las eliminaciones dictadas por las tablas de retención. Estos documentos no sirven más a la administración, sino a la investigación científica. En los archivos históricos la tarea archivística incluye aún, la función socio-cultural, realizada por medio de exposiciones, conferencias, y la acción educativa, junto a las escuelas”.