miércoles, 15 de agosto de 2007

LA ARCHIVÍSTICA

Objeto de estudio:

Es posible considerar tres objetos físicos que comprenden el estudio de la archivística:

a) El archivo como conjunto documental, producido o acumulado por instituciones públicas/ privadas en el ejercicio de sus actividades; es decir, conjunto de documentos sobre los cuales la archivística va a aplicar su teoría, su metodología y praxis.

b) El documento como individuo, pues aunque la archivística se ocupa, sobre todo, de los conjuntos orgánicos de documentos, la verdad es que sin un conocimiento de los elementos integrantes del conjunto, es decir, las unidades documentales o piezas, no se podrá comprender la totalidad.

c) El archivo como entidad. La archivística tiene como objeto la institución, estructura base y principio desde donde se van a llevar a cabo todos los procesos técnicos y de gestión.

Teoría de las “tres edades”:

“La teoría de las tres edades es la sistematización del ciclo vital de los documentos del archivo”. Este ciclo comprende tres edades que, desde el punto de vista de la administración, equivale a: los documentos activos, los semi-activos y los inactivos. Sin embargo, la denominación más difundida corresponde a los usos de estos documentos, es decir: de gestión, semi-corrientes y permanentes o históricos.

“La primera edad archivística corresponde a la producción del documento, su trámite, la finalización del mismo y su primera guarda. Los documentos en esta edad, estan en los archivos administrativos, secretarías o archivos de gestión. La información contenida es de valor primario, es decir, tiene vigencia administrativa. Las funciones o tareas archivísticas de esta fase son el apoyo a la producción y al trámite, la clasificación, y el servir a la consulta y gestión administrativa; en cuanto a la primera guarda, esta se refiere a la conexión del documento con sus plazos establecidos por las tablas de retención.

El pasaje del documento, de su primera edad a la segunda, se denomina traslado (transferencia) e indica el fin de su valor primario máximo; es cuando ya no producen fe pública. Los documentos pasan, entonces, a semi-activos, pudiendo aún ser usados por su valor primario, pero por razones más jurídicas que administrativas. En esta edad los documentos sufren una retención temporaria que se da en los archivos centrales o intermedios, por razones de precaución y para respetar los plazos establecidos en la legislación archivística.

De la segunda edad archivística para la tercera, el pasaje es denominado transferencia. Aquí los documentos pasan a una retención permanente en los archivos históricos, para ser utilizados sólo por su valor secundario. Las funciones archivísticas que se desarrollan aquí son la descripción, el registro, la adaptación de la codificación y alguna organización si lo requiriese, después de las eliminaciones dictadas por las tablas de retención. Estos documentos no sirven más a la administración, sino a la investigación científica. En los archivos históricos la tarea archivística incluye aún, la función socio-cultural, realizada por medio de exposiciones, conferencias, y la acción educativa, junto a las escuelas”.

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

El Documento archivístico puede ser definido como un soporte que contiene una información archivística, es decir, un producto del ejercicio de funciones o actividades administrativas que realizan las instituciones o personas naturales.

Caracteristicas:

1. Imparcialidad (en su creación): derivada de que no fueron creados para “dar cuenta de sus hechos” a la posteridad, sino que los documentos administrativos son intermediarios que facilitan el desarrollo de las funciones dentro de una institución.

2. Autenticidad (en los procedimientos): el documento archivístico tiene valor legal y por tanto hace fe pública; es decir, es un documento generado dentro de un procedimiento formal, establecido por el Derecho y que le confieren autoridad.

3. Naturalidad (en la acumulación): los documentos del archivo no se agrupan subjetivamente como los álbumes o las colecciones, sino que se acumulan naturalmente, como producto de las actividades de una institución, de manera objetiva, continua y progresiva.

4. Organicidad (en su relación con otros documentos): los documentos archivísticos no constituyen unidades aisladas, sino que están en constante conexión con los otros documentos del conjunto, generados por una misma institución.

5. Unicidad (dentro del conjunto): derivado del hecho que cada documento asume un lugar único dentro de la estructura del conjunto documental (fondo/ sección) al cual pertenece.
6. Valor probatorio (tiene autoridad legal): dado el carácter jurídico que posee y, más aún, por el hecho de constituir documentos originales únicos, sirven de prueba ante las instancias judiciales y legales correspondientes.

Tipos de Archivos

Haciendo una breve descripción de los tipos de archivos más frecuentes que existen en el Perú, y de las funciones que en ellos se realizan, tenemos la siguiente clasificación:


1) Archivo de Gestión.

Llamado también “archivo de oficina” o “archivo secretarial”; es el lugar donde se conserva la documentación en fase de trámite, es decir, documentos que siguen un proceso inconcluso: sin resolución ni sentencia final. En esta etapa los documentos se hallan bajo responsabilidad directa de las unidades administrativas o de sus oficinas correspondientes.

Ejemplo. Veamos el proceso que sigue un expediente encaminado a resolver un problema administrativo de un municipio: una persona “X” ingresa una solicitud ante la secretaría o “mesa de partes”; dependiendo del asunto contenido el documento será derivado a la unidad administrativa o área responsable (desarrollo urbano, cultura, personal, serenazgo, parques y jardines, etc.); hecho el estudio del caso y elaborado el informe por la unidad u oficina encargada, el documento subirá a la secretaría municipal para que ésta resuelva o sentencie (a favor o en contra), autorizando y validándolo por medio de una resolución que contiene todos los sellos y firmas correspondientes; finalmente, se informará y documentará sobre el mismo al cliente.

2) Archivo Central.

Una vez concluido el trámite de un expediente y conforme los documentos dejan de ser utilizados con frecuencia, las secretarías o archivos de gestión de las diferentes áreas, de acuerdo a los plazos establecidos por la administración, remiten los documentos al archivo central, que es el órgano encargado de acopiar los documentos cuya tramitación está conclusa o resuelta, previniendo que por algún recurso o apelación pueda volver a la etapa anterior: activa o de gestión.

Dependiendo de la importancia informativa que contengan los documentos estos serán clasificados siguiendo las pautas de la “tabla de retención de documentos”, que establecerá su periodo de vida (temporal o permanente), y dependiendo de ello, la documentación será organizada y descrita para su conservación o expurgo.

3) Archivo Histórico.

A este archivo pasarán sólo los documentos que han sido clasificados con valor permanente y luego de haber cumplido el tiempo máximo de custodia en el archivo central (30 años). Aquí sólo se conservan documentos que constituyen “Patrimonio documental de la nación”, ya por su valor informativo, ya por su importancia como fuente histórica que representa para las futuras generaciones, o ya por su importancia cultural para el desarrollo de la ciencia y el conocimiento de la humanidad.

Las funciones técnicas archivísticas aquí estarán orientadas a la conservación, o restauración, y la descripción documental para su puesta en servicio a la colectividad y la comunidad científica, nacional e internacional.

Características


1. “La formación de los archivos es un proceso natural”; es decir, el origen de los documentos está determinado por el proceso que siguen las actividades en una institución. “De tal manera que no son un producto de la reunión erudita, de la colecta programada, ni de la acumulación caprichosa de documentos” (Vicenta Cortés Alonso).

2. “Para que exista un archivo es preciso que haya institución con una función a desarollar”. Los documentos de archivos son productos de actividades administrativas realizadas por instituciones (Antonia Heredia Herrera).

3. Para el caso específico del archivo histórico, estaría formado por “documentos de cualquier institución pública o privada, considerados por su valor secundario, para fines de referencia y de investigación científica” (T.R. Schellenberg).

Definición

Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, producidos por personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación y la cultura. También se entiende por archivo, las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los fines anteriormente mencionados...” ( BOE, junio de 1985 ).

Analizando cada uno de los elementos contenidos, tenemos la siguiente explicación:

1. “los conjuntos orgánicos de documentos”
Es decir, los conjuntos documentales producto de las operaciones desarrolladas por cada una de las áreas u órganos que componen una institución; en tal sentido, la documentación procedente de un fondo debe reflejar la estructura orgánica de la institución (organigrama) o las diferentes funciones realizadas por ella.

2. “producidos por personas jurídicas”
Se refiere a que los productores de los documentos son instituciones, públicas o privadas, y como tal están sujetos a normas basadas en el Derecho (deberes y derechos establecidos por Ley). Entidades cuyas actividades trascienden a toda la comunidad.

3. “en el ejercicio de sus funciones”
Es decir, documentos que son generados como resultado del ejercicio de funciones administrativas específicas, las mismas que están señaladas en reglamentos o manuales.

4. “para la gestión administrativa y la cultura”
Es decir, en principio, conservados para ayudar o agilizar las actividades de una institución, y en segundo, para contribuir a la difusión informativa e investigación científica (como fuente histórica) de hechos que tienen trascendencia en la colectividad.

La fe y el éxito

La fe y el éxito son dos elementos indispensablemente unidos, como los factores de una misma ecuación, y es que nadie que haya alcanzado el éxito podría olvidar a su complemento fe, y viceversa, nadie que tiene verdadera fe, puede dudar en que el éxito será suyo, más o menos pronto.

Hablar de la fe y del éxito, sin hacer una definición de lo que ellas son, sería como tratar un tema sin haberlo delimitado previamente. En tal sentido, veamos algunas breves definiciones de lo que ellas significan:

El Diccionario de la lengua española, define el éxito como: “1. Fin o terminación de un negocio o asunto. 2. Resultado feliz de un negocio o actuación, etc.”[1]. En cuanto a la definición de fe, ella nos dice lo siguiente: “La primera de las tres virtudes teologales: luz y conocimiento sobrenatural con que sin ver se cree...”[2]
José Ingenieros, dice: “la fe es pasión de servir un ideal. Es eterna y eternamente se renueva, porque no implica una creencia particular, sino un estado de conciencia que puede coexistir en todos. (...)”[3] En cuanto al éxito, nos dice lo siguiente:
“Los éxitos no señalan el final de la acción, no realizan un ideal; en la vida intensa y ascendente no hay eslabones de llegada. Son, apenas, oasis de fresca sombra, esparcidos en el interminable arenal de la lucha por la vida. Alegran la vista, quebrando la monotonía del paisaje, ...”[4]

Uno de los más grandes inspiradores y pensadores contemporáneos, perteneciente al mundo de la lengua inglesa, Orison Marden, nos dice sobre la unión indisoluble del éxito y la fe[5], como elementos de un mismo fenómeno que son, lo siguiente:
“Es posible triunfar aunque los demás no crean en nosotros y todo el mundo vaya en contra nuestra; pero imposible nos será el éxito feliz si no creéis en vosotros mismos. (...) La fe acrecienta la confianza[ el subrayado es mío], afirma el convencimiento y reduplica la habilidad. La fe no vacila ni conjetura. (...)”[6]
Naturalmente que el éxito, logrado con el valioso apoyo de la fe, será también el resultado de una serie de requisitos previos: como el esfuerzo, la claridad de objetivos y la estrategia de acción[7]. La concentración en el objetivo trazado es semejante a un punto que nos une al porvenir; hito necesario, pues como dice Orison Marden: “Quien no de a su vida determinado rumbo[ el subrayado es mío] y por el derechamente se encamine, en vano llamará con voz en grito al éxito”[8].

La vida es una lucha diaria y una constante hasta el día de nuestra muerte, en tal sentido, lo ideal es que cada uno de nuestros actos estén plenamente gobernados o al menos, comprendidos dentro un “plan de acción diaria”[9]. El maestro chino Sun Tzu, uno de los más grandes estrategas de la historia, nos da el siguiente consejo milenario:
“Valora las ventajas de pedir consejo, y después estructura tus fuerzas en consecuencia,(...) Las fuerzas han de ser estructuradas de manera estratégica, basándose en lo que es ventajoso.
Una operación militar implica engaño. Aunque seas competente, aparenta ser incompetente. Aunque seas efectivo, muéstrate ineficaz.”[10]


Cabe recordar que como parte de nuestra estrategia, debemos cuidar siempre exista una armónica relación entre el fondo y la forma de lo que en realidad somos[11]; en tal sentido, todas nuestras buenas ideas deben reflejarse en una serie de actos de bien: familiar y socialmente, personal y profesionalmente, con los grandes y con los débiles, dentro y fuera del país, en la política y en la vida civil, etc.

Finalmente, un párrafo del gran maestro Orison Marden, que resume todo lo anteriormente dicho, dice:

“Si analizamos las altas proezas y los hombres que las realizaron, echaremos de ver en ellos como prevaleciente cualidad la confianza en sí mismos. El hombre absolutamente confiado en su aptitud para la obra que emprende tiene en su favor casi todas las probabilidades de éxito, aunque tal confianza parezca a los extraños, arrogancia o locura. (...) El que se domina a sí mismo irradia de todo su ser tal ascendiente, que sin esfuerzo disipa las dudas de cuantos están a su alrededor. Todos creen que cumplirá su propósito. El mundo entero confía en quien lleva reflejada en el rostro la victoria [ el subrayado es mío]”[12].
[1] Real Academia Española. Diccionario de la lengua española. Madrid, Editorial Espasa Calpe, 2001.
Vigésima primera edición, tomo I.
[2] Ibidem
[3] Ingenieros, José. Las fuerzas morales. Buenos Aires, Editorial TOR, 1957, p. 111.
[4] Ibidem pp. 184 y 185.
[5] Véase Smiles, Samuel. ¡Ayúdate!. Barcelona( España), Ramón Sopena editor, 1900. Versión traducida por G. Núñez de Prado.
[6] Marden, Orison Swett. La vida optimista. Barcelona ( España), Editorial Humanitas, 1996, p. 211.
[7] Cfr. Emerson, Ralph W. Ensayos. Madrid, Editorial Espasa Calpe, 2001. Edición y traducción de Ricardo Miguel Alfonso.
[8] Marden, Orison Swett. El secreto del éxito. Barcelona (España), Editorial Humanitas, 1998, p. 130.
[9] Véase Franklin, Benjamín. El Libro del hombre de bien.
[10] Stu, Sun. El arte de la guerra. Madrid, EDAF, 2000, p.21. Versión traducida por Alfonso Colodrón.
[11] Cfr. Cornejo, Miguel Ángel. Estrategias para triunfar.
[12] Marden, Orison S. El poder del pensamiento. Barcelona ( España), Editorial Humanitas, 1997, p. 46.