NUEVOS DESAFIOS PARA LOS ARCHIVOS

El predominio del “sistema democrático” y la caída de las barreras entre las naciones, como consecuencia del impulsivo efecto globalizador, trae como resultado una serie de circunstancias, positivas o negativas, en todos los aspectos de la vida social; una de ellas está referida a la “sociedad de la información”, que si bien encierra una multiplicidad de aspectos, es ya casi evidente en los sectores urbanos de la sociedad peruana. En tal sentido, si bien seria muy largo enumerar todos los posibles problemas y desafíos que, a futuro acecharán la labor en los archivos, estamos en capacidad de mencionar algunos:

a) Aplicación de la Norma ISAD(G).
Como todos sabemos la norma ISAD(G) es un formato “único”, diseñado para describir los documentos del archivo a partir del reconocimiento jerárquico del fondo documental; sin embargo, si bien esta norma internacional presenta áreas y campos bien definidos, la interpretación de la misma y su aplicación particular, está generando la aparición de muchos “formatos” de descripción ajenos a la matriz principal. En tal sentido, ¿qué acuerdos se están tomando para evitar conflictos respecto a la aplicación de la norma o para la descripción de documentos administrativos o históricos no convencionales?, o ¿porqué el AGN aún no oficializa una interpretación nacional de esta norma, que pueda servir de referente?, etc.

b) Control sobre los archivos de derecho particular.
Si bien los archivos privados se hallan bajo el régimen de dominio del derecho privado, y ellas pertenecen a entidades que se ocupan de las más distintas actividades sociales: económicas, políticas, religiosas, culturales, etc., con o sin fines de lucro, ¿Qué se está haciendo para supervisar y preservar parte del valioso acervo documental que en ellas se conservan, y que debidamente seleccionados, contribuirían a enriquecer el valioso “Patrimonio Documental” y cultural de nuestra nación?

c) Los documentos electrónicos.
Las necesidades administrativas y las nuevas tecnologías están haciendo aparecer una diversidad de nuevos tipos documentales que, sólo unos años atrás, eran perfectamente compatibles para crear los tipos tradicionales, sin mayores cambios. Sin embargo, “poco a poco aparecen tipos realmente nuevos, con una estructura diplomática, jurídica y física distinta a los tipos que fueron sus antecedentes, como por ejemplo:
. Los ficheros electrónicos de datos.
. El correo electrónico.
. Documentos electrónicos autorizados con firma digital”[1], etc.
En tal sentido, y teniendo en cuenta que la identificación de estos nuevos tipos documentales requieren de especificaciones muy técnicas. ¿Qué planes se están elaborando para evitar posibles problemas administrativos que, la masificación de estos documentos pueden generar?, o ¿qué controles o normatividades están dando los entes rectores, para facilitar la gestión de estos nuevos soportes?.

d) “Potencialización de las tecnologías de la información”[2].
Dado que el uso de “las nuevas tecnologías de la información” posibilitan un eficiente ahorro de recursos humanos y materiales, con el objeto de lograr un servicio eficaz. ¿Qué políticas de “digitalización de contenidos”, con el objetivo de difundir y preservar los documentos y las series más ricas en información existen o se esta planificando? En las sociedades europeas y desarrolladas, hoy “es una necesidad imperiosa utilizar todos los recursos tecnológicos para llegar a un público cada vez más amplio y más plural en sus intereses de información: el correo electrónico, las aplicaciones de multimedia, la elaboración de páginas web, deben formar parte de las actividades usuales del archivo”[3].

e) Certificación en la calidad de los servicios.
Una característica de las organizaciones contemporáneas eficientes, públicas o privadas, que ofrecen productos o servicios es su “enfoque al cliente”, conscientes que su existencia depende y/o está orientada a satisfacer las necesidades del público. Es así que, ya son muchas las instituciones nacionales quienes vienen ajustando sus edificios e instalaciones, la organización sus recursos y los múltiples servicios que brindan, conforme a las normas estándar de la ISO; en tal sentido, ¿qué políticas se están diseñando para, en el caso de los archivos, adecuarnos a las recomendaciones del Consejo Internacional de Archivos (CIA)?, o ¿qué estándares de calidad en la gestión y servicio de los archivos, vienen aplicándose en el país con el aval del AGN?.

f) “Captación de nuevos usuarios”[4].
Aunque en el Perú aún es una realidad que “los usuarios más fieles” a los archivos, lo conforman un grupo minoritario de profesionales e investigadores, quienes precisan de unas fuentes que sólo se conservan allí; hoy en día, forma parte de la planificación estratégica de los archivos de países desarrollados la “captación de nuevos usuarios”; es decir, el archivo se proyecta hacia el ámbito de la sociedad civil con el objetivo de captar a potenciales usuarios. En tal sentido, ¿cuáles son las mejores políticas que vienen discutiendo el AGN y los entes rectores, sobre este asunto?, o ¿qué planes estratégicos se están desarrollando para ganar nuevos usuarios, y encaminar actividades y servicios hacia un público hoy potencial?

g) Aplicación del “merchandising”.
El “merchandising” puede definirse como una herramienta del marketing orientada a la comercialización de ciertas mercancías o productos culturales, limitada hasta hace unos años, sólo al ámbito de los museos. Sin embargo, poco a poco viene extendiéndose esta primera experiencia hacia otros ámbitos culturales, como es el caso de los archivos; es así que, uno de los más representativos propulsores de esta nueva técnica en España, Ramón Alberch, afirma sobre su experiencia catalana que: “El sector archivístico ha ido asumiendo de manera creciente el merchandising en dos sentidos :
- Como una forma de dar a conocer los materiales del archivo y contribuir a su difusión.
- Como un medio de incrementar los recursos económicos del archivo.
En realidad, el aumento del nivel cultural de los ciudadanos, el ascenso del consumo de productos novedosos y el crecimiento del turismo cultural auguran un futuro ciertamente optimista para el desarrollo de productos realizados mediante materiales de archivo”[5]. En tal sentido, ¿qué estudios existen sobre la posibilidad de aplicar de esta técnica al campo de los archivos?, o ¿qué planes se vienen implementando para difundir las valiosas joyas que se conservan en nuestros archivos?

[1] Cayetano Martín, Carmen. “Tipología documental contemporánea”. Huelva, Universidad Internacional de Andalucía: I Maestría en Archivos, 2002.
[2] Alberch i Fugueras, Ramón. “ Nuevas líneas de difusión”. Huelva, Universidad Internacional de Andalucía: I Maestría en archivos, 2002.
[3] Alberch i Fugueras, Ramón. Op. Cit.p.4.
[4] Alberch i Fugueras, Ramón. Op. cit. p.4
[5] Alberch i Fugueras, Ramón. “ Nuevas líneas de difusión”. Huelva, Universidad Internacional de Andalucía: I Maestría en archivos, 2002.